《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，要进一步完善档案信息化发展保障机制，进一步融入数字中国建设，做到信息化与档案事业深度融合，档案工作基本实现数字转型。档案管理日益受到重视，建设数字档案馆（室）已成为档案工作提质增效与创新发展的必由之路。经过持续推进，我国数字档案馆建设取得初步成效，数字档案馆数量再创新高。到去年年底为止，各地已建成了一批区域领先、全国先进的数字档案馆，共建成44家全国示范数字档案馆和107家国家级数字档案馆。

为贯彻落实全国档案事业“十四五”发展规划，某市档案局携手卓采微档案来进行数字档案馆的建设。卓采微软件研发团队通过充分调研，基本摸清某市档案局电子政务外网产生的电子文件的生命周期，明确其现有条件下电子文件实现在线整理、归档的痛点和难点，为某市档案局电子档案管理平台的定制化开发打牢坚实基础。

某市档案局的档案难题

某市档案局在建设数字档案馆过程中，面临着“点上强、面上弱”的发展困局，存在档案收集整理渠道多、档案保存难度大、档案监管不到位、档案利用不充分，安全合规无监管等问题。在具体建设中，还存在诸多业务问题亟待解决。

档案全生命周期管理——“死”档案变成“活”数据

卓采微档案创新性地将内容管理平台及档案系统相结合，实现电子档案管理向前端业务延伸，实现档案收集、整理、归档、移交、统计和利用等全方位功能覆盖、全流程在线审批，提供涵盖档案管理的全生命周期管理解决方案，破局传统的档案管理模式下档案“收、管、存、用”标准不规范、整体效率低、审批流程乱、信息查询难，最终将“死”档案变成“活”数据。

1.电子档案接收不到位

受前端办公自动化建设制约，缺乏业务基础，某市档案局前期的电子文件归档管理工作未能有效开展。对档案行业相关标准规范理解不到位，工作存在偏差。

卓采微智慧方案——档案收集自动化

卓采微档案提供多种标准接口，支持与上游业务系统无缝衔接，实现全门类档案数据收集的自动化，电子文件接收后，自动归档进行四性检测，保障电子档案的真实性、可用性、完整性、安全性。

2.档案查询不便捷

原有的档案查询方式不但受到场地条件和人力资源的限制，而且每年在纸张、耗材、设备维护等方面要投入上千万元的行政经费，行政成本与服务压力不断加大，作为资源需求方的企业及个人，不但要到登记所在地工商部门的查询窗口排队等候，还要受到查阅时间和打印份数的限制，要消耗大量的时间和精力，获取成本与急迫程度不断推高。

卓采微智慧方案——档案搜索智能化

卓采微档案是通过数字化前期扫描纸质档案，产生高清像素图片，存入存储设备。对于库内海量数据，永中档案可实现毫秒级快速检索能力，支持综合搜索、图片搜索、知识搜索与推荐等多种搜索方式。对文本、图片、音频、视频等类型文件进行精准检索，同时基于语义分析，理解用户搜索意图，可通过智能图像识别，精准搜索图片、通过知识网络，主动推荐知识文档，并且对相似结果进行折叠，使搜索结果更准确。

3.档案使用率不理想

传统的档案工作模式下，数据资料往往以单一的形式留存，社会认知程度不高，影响范围受限，除了个别部门年终“固定动作”，只有在特别活动和特定场合中才能“众里寻他千百度”外，大多数时间大事记处于“静候佳音”的状态。

卓采微智慧方案——开发集成个性化

根据用户实际需求，卓采微档案系统可预留扩展集成接口，实现与OA办公系统以及ERP、CRM等业务系统无缝对接，形成更加完善的现代化档案管理体系。此外，系统还能根据用户的业务需求，灵活配置功能模块，建立个性化的数字档案管理系统。

4.档案资源质量不过关

和其他传统档案馆一样，某市档案局前期基本依靠人力完成档案收集、整理工作。导致档案著录项存在缺项、错著、错字，档号、题名、时间、页数等不准确、不规范及图像歪斜失色、分辨率低，错页跳号、信息缺失，图像格式不规范等多种问题。

卓采微智慧方案——档案利用知识化

卓采微档案支持在线和离线两种收集方式，支持多种方式录入档案数据，保存接收的处理记录。通过对档案文件进行扫描，图片数据的挂接，对图片数据成果进行检验。调用多种系统集成方式，提供标准的接口和其他系统调用，使得采集记录清晰可查。提供各种统计报表，有效监控、评估档案等。

5. 安全措施不全面

当代社会信息化浪潮中，网络系统安全、数据安全等安全风险都对档案信息安全带来重大影响，档案从业者需要高度重视、积极应对档案信息化建设安全新挑战，守住档案信息安全底线。

卓采微智慧方案——档案保存安全化

卓采微档案通过纸质档案数字化和增量档案电子化的方式将档案资源进行管理，提供统一集中管理平台，做到合规性审批和权限管理；对内实现操作可溯可查，操作记录完整，系统日志锁定；对外能够满足监管、审计等各方面的要求，电子签名的能力使得电子档案不被篡改。此外可实现高性能备份恢复，确保高效快速备份档案数据的同时，保障某市档案局的元数据、扩展元数据、对象存储数据的一致性，备份恢复速度达每秒百兆，有效解决海量档案数据备份难题。

信息技术的高速发展浪潮下，数字档案管理已成为档案管理的一种重要方式。卓采微档案现在已经与全国多家档案馆进行合作，深入探索人工智能技术在档案管理应用领域的发展，为档案管理与业务的互联互通打下坚实基础，全力推进档案事业数字化转型，为数字中国和档案事业的发展贡献力量。