电子公文传输系统简介

1 什么是电子公文传输系统

电子公文传输系统就是利用计算机网络和安全技术，实现单位部门与部门之间、单位与单位之间红头文件的生成、加密、分发、接收等功能，以现代的电子公文传输模式取代传统的纸质公文传输模式。

经过排版，生成红头并加盖电子印章的电子公文文件，通过电子公文传输系统直接发送给接收方，接收方通过签收处理，还原得到内容和版面与发送方完全一样的公文文件，最后用彩色打印机打印出红头红章公文，文件处理完毕后可脱密归档。整个过程都是在网络中进行，大大节约了公文传输的人力和时间成本，从而提高办公效率。

2 为什么要使用电子公文传输系统

2.1 便于查询统计

通过电子公文传输系统，可随时查询以往收文和发文，也可以定时或不定时统计任意一段时间内收文、发文情况，在提高办公效率的同时，数据统计也可以给单位领导者提供一些决策依据。

解决传统采用微信、QQ、钉钉、邮箱等不同工具软件传输文件后无法统一查询、复用和管理，造成电子文件易丢失、存放方式不同查找繁琐等问题。

2.2 随时跟踪签收情况

通过电子公文传输系统，发文方可随时跟踪接收单位签收情况，可对未签收办理单位给予即时提醒或督办。

解决传统方式中带来的各种麻烦，比如可公开文件通过微信群、QQ群接收，如果收文员未即时查看，群内信息滚动而错过接收。几天过后被追问文件处理情况，然后再回头在微信群里寻找文件，有时文件找不到或已过期，以致重新向发文方索要文件，匆匆办理，工作质量大打折扣或延误重要工作，影响到整个工作进展。

2.3 传递时间短

对于保密性高的文件，发文单位生成的电子公文，通过电子公文传输平台一秒钟可安全送达各接收单位。

解决传统纸质文件邮寄的时间成本，尤其对于偏远地区无法即时送达，有时因为天气或其它客观环境影响，送达需要数天时间。

2.4 传递费用低

电子公文传输系统可确保文件安全、即时送达，接收单位可根据需要打印出纸质文件（红头文件限制打印份数）。

解决传统的纸质文件需要纸张费、印刷费、邮寄费，对于保密要求高的文件更需要接收单位派人取件或发送单位派专人送达，人力及差旅成本高。

2.5 安全性高

电子公文传输系统采用国家安全部门统一加密算法（国密算法SM2），没有加密设备及收文权限者无法查看到文件内容，确保文件安全、可靠，不被篡改，即使有人恶意将文件从服务器端拿走也无法破解。解决传统纸质文件易泄密、易丢失、无法管控等问题。

2.6 外观完整性强

电子公文传输系统生成的电子公文公章清晰、位置准确、不会漏盖，文件版面整洁规范，保证公文的严肃性、规范性。解决传统纸质文件公章位置不一致，盖章模糊，邮寄中易被磨损等问题。

2.7 一键快速转发

对于电子公文传输系统中的发文，根据工作需要通过点击鼠标键就可以轻松直接转发或补发给某收文单位。解决传统纸质公文需要扫描或复印，然后再邮寄或派人送达等繁琐过程。

2.8 文件归档易用性强

电子公文传输系统，对于收文或发文可以直接留存电子文档，也可以直接传入各单位OA办公业务系统运转，便于实现无纸化办公管理。解决传统收文需要打印后扫描，再存留扫描后的电子文件。

2.9 来文即时提醒

电子公文传输系统来文时，系统会通过视觉弹出框和声音播放两种方式同时提醒收文员接收文件，直到收文员将文件签收处理后方可停止提醒，确保每一个文件都有落实。

2.10 操作简易

电子公文传输系统的电子公文收发流程与现有公文收发工作流程基本保持一致，操作方便，简单易学，无需进行复杂的培训和教导。

3 电子公文传输系统特点

依据国家对信息技术应用创新总体要求，现提出建设一套符合国家相关标准规范的统一文档格式、统一电子印章格式的电子公文传输系统，实现电子公文传输系统可在国产化环境和非国产化环境下同时进行公文生成、签章、加密、浏览、打印、脱密等操作功能，从而满足各单位之间的电子文件相互传输。

3.1 部署结构

电子公文传输系统采用B/S结构，数据集中存储于服务器端指定存储区域或文件服务器，各电子公文使用终端通过浏览器访问使用，满足上下级或各单位之间电子公文、其它各类文件传输和交换需求。

3.2 应用环境

服务器端：电子公文传输系统可满足跨平台部署安装，即可以部署在国产环境下，也可以部署在X86环境下。

客户端：采用浏览器访问系统，系统即可以满足国产终端访问使用，也可以满足X86终端访问使用，或者国产环境和X86环境混合使用。

3.3 与OA系统对接

根据甲方工作需要，电子公文传输系统可与OA办公系统实现双向对接：

OA办公系统起草文件，通过审核、定稿后可一键传送到电子公文传输系统中进行签章、分发；

电子公文传输系统中收到来文后，经过签收、打印等处理后，可将脱密文件一键传送到OA办公系统继续流转，最后归档。

3.4 OFD版式应用

应国家针对电子公文版式统一规划和要求，电子公文传输系统中电子公文格式采用国家标准格式OFD。该格式可互通互用，通过电子公文传输系统下载OFD文件或将OFD文件上传到其它应用系统中，不管用户采购过哪家厂商的OFD阅读器，都可以直接打开浏览。

3.5 电子印章格式

依据《党政机关电子印章应用规范》（GB/T 33481-2016），电子印章接口完全符合该规范中的“签章组件应用接口”的要求，实现电子公文传输系统中的签章功能。

同时，各使用单位电子印章制作时必须与本单位数字证书绑定，并通过电子印章服务器进行数据签名而生成。而且，数字证书在电子公文传输系统中对OFD文件盖章同时完成对文档的签名操作，确保文件不可抵赖性和文档的完整性。

3.5 身份认证

电子公文传输系统在登录时，必须由该单位数字证书进行身份认证方可进入，数字证书存放于U-Key中，由各单位文件收发员专人管理。

同时，在盖章前先将身份认证U-Key插入USB接口，通过权限获取到本单位印章数据，选中要加盖的公章名称，输入密码，完成文件盖章。

3.6 三员管理

系统设立“系统管理员”、“安全管理员”、“安全审计员”三种人员角色，三者之间实现相互制约，相互监督，避免只有一个系统管理员造成的信息安全监管漏洞，“三员”具体分工如下：

系统管理员：

（1）负责单位信息、单位中部门的建立及维护。

（2）负责建立用户、组以及用户和组的关系建立。

（3）系统级数据字典的建立与维护。

安全管理员：

（1）对已有用户、组的权限划分及控制。

（2）印章授权设置等。

（4）审核安全审计员的操作日志。

安全审计员：

（1）审核系统管理员、系统安全员对系统操作日志的审计。

（2）审核系统中普通用户操作的日志审计。

3.7 数据迁移

根据用户需求，可将原电子公文传输系统中历史数据及公文附件完整迁移到新电子公文传输系统，并在新电子公文传输系统中可直接查询和文件浏览，兼容的正文格式包括OFD、PDF、GD。

4 实施周期

根据系统建设时间安排，从系统部署到正式上线只需10个工作日。关键工作任务如下：

以上为关键时间点，其它相关事项根据项目统一安排，公司技术人员全程积极配合支持。